Onemeeting.com is dé duurzame Meeting Expert van Nederland. We plannen bijeenkomsten voor vele bedrijven, organisaties, instellingen en overheden. Daar zijn wij namelijk heel erg goed in. Wij brengen vraag vanuit de klant samen met het aanbod van locaties voor alle zakelijke bijeenkomsten. Met alle bijeenkomsten, bedoelen wij ook alle bijeenkomsten! Wij hebben ruim 1.600 locaties op ons zelfgebouwde platform, waarvan wij met 19 locaties een intensieve samenwerking hebben, een Connected partnership. Deze locaties zijn realtime online boekbaar en met directe prijzen en beschikbaarheid te boeken door onze Meeting Experts. Wij hebben ruim 42 jaar ervaring in het organiseren van vergaderingen, trainingen, congressen en evenementen, zoals teambuilding activiteiten. Het aantal congresaanvragen neemt toe. Daarom zijn wij op zoek naar jou!

Onemeeting.com is als onderdeel van The Onemeeting Company erkend als “Great Place to Work”! Een Great Place to Work zijn en blijven, kan alleen met de alleraardigste medewerkers. Medewerkers die intrinsiek gemotiveerd zijn om andere mensen – klanten en collega’s – blij te maken. Wij willen een diverse, gelijkwaardige en inclusieve organisatie voor iedereen te zijn! Een organisatie waarin verschillen worden gezien, zonder oordeel, en worden benut. Vanuit onze waarden als familiebedrijf vinden we het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt.

Wat ga jij doen als Congres & Meeting Expert?

Jij zal plaatsnemen in het kloppende hart van onze organisatie; de afdeling Meeting Experts.

Dagelijks behandel jij de aanvragen voor congressen, vergaderingen en evenementen van onze opdrachtgevers.. Je behandelt de boeking van aanvraag tot aan definitief maken. Afsluitend na de bijeenkomst voer je een after sales gesprek en diep je de potentie verder uit van de klant. Met jou commerciële drive weet je de klant aan je te binden en bespreekt met jou direct de mogelijkheden voor een volgende aanvraag. Je bent continu in contact met verschillende opdrachtgevers en diverse locaties. Met jouw expertise weet je telkens weer de wensen te matchen aan één van de vele locaties op ons platform. De overige Meeting Experts helpen jou binnen een mum van tijd op weg!

Naast de werkzaamheden van Meeting Expert, heeft de Congres & Meeting Expert een extra focus op congres boekingen. Met jouw kennis en ervaring van de congresmarkt weet jij feilloos vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Bij voorkeur heb jij al een netwerk van congresorganisatoren en congreslocaties die je aan elkaar weet te koppelen! Naast het vinden van de geschikte locatie, weet jij de potentie van je klanten uit te diepen en de klant aan je te binden om meerdere congressen via Onemeeting.com te boeken. Je gaat met de congresklanten mee op rondleiding en je hebt minimaal 2 keer per jaar een afspraak met hen om de samenwerking te evalueren. Ook blijf je op de hoogte van actuele trends en ontwikkelingen binnen de congresmarkt en deel je deze met je collega’s.

De werkweek van een Congres & Meeting Expert!

Afhankelijk van je dienst start je dagelijks om 08.00 uur, 09.00 uur of 10.00 uur. We vinden het belangrijk dat we voor klanten en locaties altijd tussen 08.00 uur en 18.00 uur bereikbaar zijn, daarom kiezen we ervoor om in wisselende diensten te werken.

Op maandagochtend op half 11 trappen we gezamenlijk af met onze dagstart. Iedere ochtend bespreken we met het team de prio’s van die dag en steken we de koppen bij elkaar om een plan van aanpak te maken. Vol frisse moed ga je aan de slag. Je boekt de offertes in en je belt de klant om de boeking definitief te maken of om de klant van extra advies te voorzien. Ook moet je nog even die locatie nabellen waar de offerte blijft. Daarnaast ben je reuze benieuwd hoe de bijeenkomst van mevrouw Jansen is geweest, dus je neemt nog even de tijd om de haar te bellen vandaag. Direct vraagt zij een nieuw congres uit voor volgend jaar!

Op dinsdagochtend bel jij wekelijks mee met onze afdeling Meeting Partnerships; jij wilt namelijk dat het congres van vorig jaar wederom geboekt wordt via Onemeeting.com. Je belt de klant en stelt direct wat locaties voor. Na je telefoontje kan je direct wat offertes uitvragen! Na de lunch heb jij een afspraak met de Head of Bookings, Nancy, om te bespreken welke nieuwe congressen je afgelopen week hebt binnengehaald en welke klanten nog meer potentie hebben. Jullie bespreken samen de kansen en uitdagingen binnen de congresmarkt en bespreken samen of de ideale locaties zijn aangeboden aan onze klanten. Tussen de telefonische aanvragen door boek je de offertes in en bereid je jouw afspraak voor de volgende voor.

Op woensdag reis jij af naar Scheveningen. Jouw klant heeft namelijk een optie genomen op Grandhotel Amrâth Kurhaus voor zijn congres en jij wilt de klant graag de beleving laten ervaren op locatie. Tijdens de rondleiding voorzie je de klant van extra advies en weet je samen met de locatie de klant te overtuigen. ’s Middags,  terug op kantoor in Amersfoort, werk je je dashboard bij; je belt opties na, stelt offertes op en doet after sales gesprekken.

Op donderdag breng jij de Nieuwe Buitensociëteit Meeting Center Zwolle in contact met de klant die zojuist het congres in die locatie heeft bevestigd. Je hebt de perfecte match gevonden! Zowel de klant, als de locatie, geven de voorkeur om onderling nog wat operationele details af te stemmen. Je bespreekt met de locatie de offerte en je vraagt of ze contact willen opnemen met de klant. Om 15.00 uur ga jij samen met onze Lead Business Development, Susan, naar een netwerkevenement waar je bestaande en potentiële nieuwe relaties en vakgenoten spreekt.

Wie zoeken wij als Congres & Meeting Expert?

Kwaliteit en service staan bij ons hoog in het vaandel. Wij vinden het belangrijk dat je commercieel gedreven bent, hier krijg jij zelf energie van, maar met deze energie enthousiasmeer jij ook jouw collega’s. Je wordt er blij van om net dat stapje extra te kunnen zetten om de nieuwe klant aan je te binden. Je krijgt energie van een uitdagende en veelzijdige functie, waarin gestructureerde werkwijze en het kunnen stellen van prioriteiten noodzakelijk is. Je weet deadlines te stellen en leeft deze na, daarnaast weet jij de verwachtingen te managen tussen klanten en locaties. Zo nu en dan wat tijdsdruk is voor jou geen issue. Hard werken in combinatie met hard lachen, is iets waar jij heel blij van wordt.

Naast jouw ontzettende leuke persoonlijkheid, verwachten wij van jou dat je:

• Minimaal 3, bij voorkeur 4 of 5 dagen per week beschikbaar bent;
• Beschikt over hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3-5 jaar ervaring hebt in het plannen van congressen;
• Kennis en expertise van de congresbranche hebt;
• Jouw expertise weet over te brengen op het team van Meeting Experts, zodat zij van jou kunnen leren; zij zullen jou namelijk expert maken op het gebied van de Meeting branche. Win-win;
• Affiniteit met sales en relatiebeheer hebt;
• De Nederlandse en Engelse taal beheerst in woord en geschrift. Duitse taal is een pré.

Naast deze leuke en veelzijdige functie, hebben wij jou het volgende te bieden:

• Een inwerkprogramma met trainingen en een buddy die voor jou klaar staat tijdens het jouw onboarding;
• Een vooraf bekend rooster met regelmaat. Je werktijden variëren tussen 08.00 uur en 18.00 uur;
• Laptop en andere middelen om het mogelijk te maken om thuis te werken;
• Persoonlijk ontwikkelingsplan samen met jou opgesteld om jezelf altijd te blijven ontwikkelen en verbeteren;
• Een contract voor een jaar! Met uitzicht op verlenging en/of vaste aanstelling;
• 25 vakantiedagen (o.b.v. full-time dienstverband), als je belooft dat je terugkomt;
• Een hartverwarmend familie/cultuurprogramma en ongekend goede werksfeer. We zijn een Great Place to Work en behaalden in 2024 een Trust Index score van 92% waar we trots op zijn;
• Collectiviteitskorting op aanvullende zorgverzekeringen (we hebben collectieve regelingen met Aevitae, Menzis en Zilveren Kruis);
• Mega leuke events en kantoorborrels.

Wil jij onderdeel worden van de leukste werkfamilie van Nederland?!

Het team van Meeting Experts en je overige toekomstige collega’s staan te poppelen om jou te verwelkomen! Jij wordt ontvangen met confetti. Waarom? Omdat het een feestje is om bij Onemeeting.com te werken. En het een nóg groter feestje is dat jij hebt besloten om je bij ons te komen werken.

Stuur je motivatie brief en je cv naar mij, Aniek de Graaf, Lead People & Culture bij The Onemeeting Company. aniek.degraaf@theonemeetingcompany.com. Wil jij ons liever via een filmpje overtuigen? Dat vinden we alleen maar leuk! Stuur in dat geval jouw motivatie filmpje en je cv naar mij toe. Ben jij de geschikte kandidaat? Dan breng ik je graag in contact met onze Head of Bookings, Nancy van der Linden. Wij zullen samen met jou kennismaken en koffie drinken. Alvast goed om te weten: deze vacature is ook intern geplaatst en een referentiecheck is een standaard onderdeel van onze sollicitatieprocedure.

Heb je toch nog vragen? Voor meer informatie kan je altijd contact opnemen met mij, Aniek, via bovenstaand e-mailadres of via telefoonnummer 088 – 209 00 23.

Tot snel!